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Gestion del tiempo

 

 

 



Irini Patrinós Roa

 

El tiempo es un recurso equitativo, todos tenemos el mismo tiempo; limitado, no se puede estirar ni aumentar; pero sobre todo, no recuperable.
Es imposible volver atrás en el tiempo y utilizarlo de manera diferente, por eso es muy útil saber gestionarlo de la manera más productiva y eficiente posible.
Hay veces que, al finalizar el día, nos damos cuenta de que no hemos hecho todas las cosas que nos habría gustado, hacemos un repaso mental de todo nuestro día, y llegamos a la conclusión de que teníamos el tiempo suficiente pero no lo hemos aprovechado.

Es muy común sentir que le faltan horas al día, y que si nuestros días tuvieran más de 24 horas podríamos llegar a tiempo a todo. Esta sensación de que “nos falta tiempo” puede ocurrir porque dedicamos más tiempo del necesario a algunas tareas, por el cansancio y la falta de concentración, por las distracciones e interrupciones que surgen o incluso por no delegar el trabajo.

La solución a estos problemas es la gestión del tiempo. Este término se define como la administración y la planificación del tiempo, lo cual implica una serie de pasos que en conjunto nos ayudarán a mejorar nuestra percepción del tiempo y a controlar qué hacemos con este.
En primer lugar, la administración del tiempo es la división y utilización óptima del mismo. Por ejemplo, saber cuáles son nuestros picos de concentración, o saber cómo evitar distracciones en nuestro horario laboral, denotan una buena administración del tiempo.
La administración del tiempo está determinada por las leyes del tiempo, que explican cuál es la manera óptima de dividirse el tiempo y controlarlo.

 

Entre las más importantes se encuentran:

Ley de Pareto: “El 20% del trabajo de una persona contribuye a generar el 80% de sus resultados y viceversa”. Según esta ley, la mayoría de nuestros resultados dependen de una parte pequeña de nuestro esfuerzo, por lo que, como son pocas cosas las que influyen, es mejor enfocarse en lo realmente importante.
Ley de Parkinson: “Todo trabajo se puede dilatar indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo disponible para su completa realización”. Es decir, cuanto más tiempo tengamos para hacer una tarea, más la retrasaremos, por lo que se recomienda poner fechas límite a todas las tareas.
Ley de Murphy: “Si algo puede salir mal, saldrá mal”. Según esta ley, siempre puede haber imprevistos, es por esto que se recomienda que hagamos nuestra planificación previendo los imprevistos y dejando tiempos muertos de seguridad.
Ley de Carlson: “Toda actividad interrumpida es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. Esta ley se refiere a que se tarda más en realizar una tarea si nos desconcentramos entre medias que si la realizamos sin distracciones. Por esto se recomienda planificar los tiempos de trabajo evitando las interrupciones y haciendo todas las tareas relacionadas en periodos seguidos.
Ley de Illich: “Todos tenemos un umbral de eficiencia, a partir del cual cuánto más tiempo dediques a algo más saturado estás y peor te sale la tarea que vas a ejecutar”. Según esta ley todos tenemos distintos ritmos y distintos periodos de tiempo productivos. Por tanto, para mejorar nuestra administración, es importante conocernos y poder trabajar en nuestras mejores horas y durante el tiempo óptimo, concediéndonos los descansos necesarios. También es importante saber delegar tareas para evitar sobrecargarnos.
Es importante también mencionar el papel de las distracciones o los llamados ladrones de tiempo, que están muy relacionados con la Ley de Carlson.

 

Los ladrones del tiempo son aquellas cosas que nos distraen e interrumpen las tareas que estamos haciendo, sin embargo, son controlables, y podemos aprender a identificarlos para poder eliminarlos.
Los ladrones del tiempo pueden ser internos o externos. Los internos son aquellas distracciones que se generan por parte de la propia persona, como tener una personalidad perfeccionista, que hará que nos demoremos más en las tareas por la necesidad de hacer hasta el mínimo detalle perfecto; o tener una baja autodisciplina, que aumentará la probabilidad de procrastinar, y nos hará demorarnos más por no hacer las cosas en su debido momento.

 

Por otro lado, existen los ladrones de tiempo externos, que son los que se pueden controlar más fácilmente. Algunos de ellos son:

Llamadas de teléfono que interrumpen nuestro trabajo: la solución es la incorporación de horas cero. Las horas cero son horas de trabajo personal, reflexión o formación, en las que se eliminan todas las distracciones. En este caso, para eliminar las distracciones se debe apagar el teléfono, y programar las llamadas para una hora libre de trabajo.
Visitas inesperadas: para evitar este distractor se deben establecer unas normas de visitas, avisando previamente de cuáles son las horas disponibles y delimitando el tiempo que puede durar cada visita. Además, en las horas cero no se permiten las visitas.
Desorganización del lugar de trabajo: por ejemplo, el exceso de papeles en la mesa puede impedirnos encontrar el material que necesitamos cuando lo necesitamos. Para evitar la acumulación de papeles podemos seguir una serie de pasos cada vez que nos llega un documento nuevo, que se basan en no dejar nunca ningún documento sin actuar, ya sea por e-mail o en papel. Cuando nos llega un nuevo documento debemos decidir si nos sirve a nosotros mismos, por lo que lo guardaremos, o si no tiene valor para nosotros pero sí podría servir para otros compañeros, por lo que lo remitiremos, o, si por el contrario, no tiene valor ninguno, por lo que lo tiraremos a la papelera o a la destructora.
En el caso de que nos sirva de utilidad a nosotros, debemos archivarlo y asignarle una fecha de caducidad, para evitar la acumulación de documentos que ya no sean de utilidad.
Falta de información: a veces no podemos iniciar o continuar con nuestro trabajo porque nos falta todavía alguna información necesaria, en esos casos debemos describir de manera precisa lo que necesitamos, de manera que nos facilite la búsqueda. Además debemos poner una fecha límite para recabarla toda, ya que si no, este proceso se alargará en el tiempo procrastinando el momento de comenzar.
Una vez administrado el tiempo, entendiendo que hay variables que pueden afectar al control del tiempo, como son los ladrones del tiempo, los ritmos personales, y las fechas límite, y sabiendo cómo utilizarlos a nuestro favor, la forma de organizar el tiempo futuro forma parte de la planificación del tiempo. Esta consiste en una serie de pasos que si se siguen facilitarán la óptima planificación para utilizar el tiempo de manera eficiente.

 

Pasos para la planificación del tiempo:

1. Delimitación de objetivos
La base fundamental de la planificación del tiempo es la delimitación de los objetivos a largo y a corto plazo, ya que se considera que una persona gestiona bien su tiempo si lo que hace se encamina a conseguir sus objetivos propuestos.
Una vez delimitados los objetivos podremos definir las tareas específicas necesarias para poder alcanzarlos.

2. Lista maestra
Es una lista en la que se deben anotar todas las tareas a realizar, desde las de hoy hasta las de dentro de un año. De esta manera se puede cuantificar el volumen del trabajo, y verlo en perspectiva, para poder tachar aquellas tareas que se consideren innecesarias, y subdividir las tareas complejas en tareas más simples. Por ejemplo, la tarea “estudiar fisiopatología” la podremos subdividir en “imprimir los apuntes” y “subrayar el tema 1”.
Esta lista además se utilizará para revisarla diariamente, y se deberán trasladar las tareas a realizar en ese mismo día a una lista diaria, y aquellas tareas que tengan una fecha límite, como por ejemplo “entrega informe 20/03”, a un calendario o agenda.

3. Lista diaria
Esta lista se debe elaborar al principio del día, y en ella se anotarán tareas de la lista maestra, tareas que tengan como fecha límite ese día, y las tareas que surjan durante el transcurso del día. Se recomienda anotar un máximo de 10 tareas diarias, y agrupar las pequeñas tareas o aquellas que sean muy parecidas entre sí.
Por ejemplo, las tareas
“mandar e-mail al tutor del TFG” “mandar e-mail al jefe” y “responder al director” conformarían una única tarea y se deberían realizar juntas.
Esta lista se suele anotar en la agenda personal, que es en la que se incluirán también las fechas límite, de manera que se podrá acceder a toda la información importante de forma conjunta.

4. Matriz de Eisenhower
Esta matriz también se denomina urgente/importante, porque es una tabla con 4 cuadrantes en los que se organizan las tareas dependiendo de su urgencia y de su importancia. La urgencia de una tarea viene determinada por la fecha límite de la misma, y la importancia se determina por la relevancia de esa tarea para la consecución de los objetivos personales.

 

Los 4 cuadrantes son:

Cuadrante I: en este cuadrante se anotan las tareas urgentes e importantes, es decir, tareas importantes para uno mismo que necesitan realizarse inmediatamente. Si se acumulan muchas tareas generarán estrés por la inmediatez que requiere.
Cuadrante II: en este cuadrante se anotan las tareas no urgentes pero importantes, es decir, aquellas tareas relevantes pero que no requieren hacerse de manera inmediata. Anotar muchas tareas en este cuadrante implica una buena planificación, dado que se anticipan tareas, y se recomienda trabajar en él. Por ejemplo, estudiar para un examen con fecha dentro de un mes sería una tarea que anotaríamos en este cuadrante.
Cuadrante III: en este cuadrante se anotan las tareas urgentes pero no importantes, es decir, aquellas tareas que deben realizarse de manera inmediata pero no son importantes para uno mismo, sino para los demás. Las tareas que se encuentran en él se deben delegar si es posible, de manera que aumente la productividad.
Cuadrante IV: en este cuadrante se anotan las tareas no urgentes y no importantes, es decir, aquellas tareas de ocio o de tiempo libre, como mirar redes sociales o ir a tomar un café.

 

Esta tabla o matriz sirve para priorizar tareas. Al anotar todas las tareas a realizar en los diferentes cuadrantes se pueden ver de manera resumida y analizar cuáles necesitan realizarse antes, cuáles se pueden posponer y cuáles se pueden descartar.
En conclusión, la gestión del tiempo es un factor muy importante a la hora de organizar y planificar tareas, tanto a nivel personal como profesional, y nos ayudará a ser conscientes del tiempo que utilizamos, de manera que podremos controlarlo y aprovecharlo para poder alcanzar nuestros objetivos. No obstante, existen varios métodos de gestión de tiempo, y lo más importante es que sean flexibles y adaptados a cada persona de manera realista.

 

 

Bibliografía

Reverón Suárez, N. (2015). La gestión del tiempo. Universidad de la
Laguna. http://riull.ull.es/xmlui/handle/915/1329

Barragan, A., (2019, diciembre 18) 10 leyes de gestión del tiempo que debes conocer.
Alexandra Barragán. https://alexandrabarragan.coach/leyes-de-gestion-de-
tiempo/#gs.44hdif

Pons, J., (2024, enero 23). Ladrones de tiempo [Qué son y qué efectos tienen].
WorkMeter. https://www.workmeter.com/blog/ladrones-de-tiempo-que-son-y-que
efectos-tienen/

Gestión estratégica del tiempo (El método GET). (s. f.). Spotify.
https://open.spotify.com/show/2xgbDXfelWJophuX1kvoBT